不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中具有保存价值的历史记录,主要记载形式为不动产登记簿,包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。
然而,由于不动产登记职责长期分散在国土、住建(房管)、林业、农业等部门,在不动产统一登记推进的过程中,要面对的是不动产登记档案管理机制不同、归档标准不一、档案信息管理系统各异、规范管理工作发展不平衡复杂的现状。
整合难点
目前,不动产档案整合管理中主要有以下困难:
材料不完整,数据存在准确性、真实性问题。部分地区历史不动产登记档案确实存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题,身份信息、门牌信息缺失以及档案管理杂乱无序等问题。
数据库整合技术欠缺,数据不够完善。推进不动产统一登记,有一个对原单位档案数据库对接整合的过程,由于技术问题,这个过程中有时会出现数据挂接错误,比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押态,一幢房屋已办理完成分割登记,但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等等。
信息化水平较低,不能资源共享。由于种种原因,目前还有不少地方不动产登记档案管理技术落后,登记档案没有实现数字化,依然是纸质存档管理,无法实现资源共享。
档案多部门存放,未能便民服务。目前有些地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门,群众需要跑多个部门查询,很不方便。分散在各部门的不动产登记档案数量大,历史跨度长,动态性强,如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联,需要统筹规划。
风险防范
不动产登记档案的整合,目前一般分3个阶段实施:理顺关系,摸清分散档案的情况,清理档案资料;整合现有档案,规范电子文档,建立电子文档数据库,逐步移交档案,逐步实现集中统一管理;全面规范档案管理,建立完整数据库,实现不动产档案以传统管理为辅、信息化管理为主的转化。